《没有电子邮件的世界》笔记

郝鸿涛 / 2021-08-02


《没有电子邮件的世界》电子书英文版封面

《没有电子邮件的世界》电子书英文版封面

这本书我看的英文版,目前貌似没有中文版。我用了 8 个小时的时间才看完。

这本书很有前瞻性。在看它之前,我觉得电子邮件是天经地义的。虽然我很讨厌即时通讯工具和社交媒体,但却从来没把炮火对准过电子邮件,也从来没想过这个世界可以没有电子邮件。

看完后,我知道,电子邮件也就一二十年的历史,有益处,但它的弊端越来越明显、越来越严重,严重到已经影响经济正常发展以及人们的心理健康。和这本书的作者一样,我相信在工作场合,将来电子邮件会慢慢退出历史舞台,取而代之的是以任务为核心的工作体系。但工作场合之外,电子邮件是否会消失,我不是十分肯定。

第一章:电子邮件不利于效率 #

现在公司职员平均每天收到超过一百封电子邮件。Rescue Time 分析了其五万名用户的数据,结果表明用户们平均每 6 分钟就要检查一下邮箱或者 Slack。

我们的大脑无法在不同的任务之间快速完成切换,更无法在同一时间之内做不同的事情。

马歇尔上任后就把 300 多人的战事指挥中心压缩成 12 人,这样就只有很少的人能直接联系上他,他就可以专注于最关键、最要紧的的决定。二战期间,他依然坚持每天下午 5:30 下班,离开办公室。他说,一个人如果被小事情累成半死,根本没办法应对战争这么庞大的事情。

对职员来说,问题和解决问题之间如果有一些空间,他们的工作效率会更高。

第二章:电子邮件让我们生不如死 #

在远古的群居时代,如果人缘不好,我们可能就会饿死。要生存,就不能忽视任何人。这个恐惧感依然在我们现代人的基因里。因此,你不敢忽视任何一封邮件。

邮件交流和面对面交流很不一样。一个公司开会做一个决定,主管讲话,很多职员会看主管的态度来表决。但是,如果只用邮件交流,职员就看不到主管的态度,很可能会做出完全不一样的表决。

接收邮件的人很可能无法读懂你的真实意思。

这一点我很同意。我觉得邮件很容易造成误会。

当别人联系你非常容易、不需要付出任何代价时,他们就会疯狂给你发信息。

When we made communication free, we accidentally triggered a massive increase in our relative workloads.

第三章:电子邮件的疯狂谁都无法阻止 #

一项科技被开发、应用之后,其影响就不是开发者可以预料的。

电子邮件为什么带来这么多疯狂:

  1. 不同时性 (asynchrony) 带来很多问题。
  2. 别人看到你那么快回邮件,他也有压力,也会快回。你看到他这么快回复,有压力,就更快回复。恶性循环。
  3. 我们只能和一小撮人(4-12)合作,但是成百上千的人都能通过电子邮件联系到你。

知识工作者不同于体力劳动者。公司要做的是告诉知识工作者一个目标,然后让他们用自己的方式和节奏去完成。

尽管电子邮件让人很不爽,但大家谁都不想当出头鸟。你给同事发了邮件,得到快速回复,你暂时少了一些烦恼。如果你查邮件查得不勤,回复很慢,别人会生气。总之,谁都不想改变。

要改变这个现状,需要的不是引进更好的发、回邮件的方法,或者让人们一周中有一天不看邮件,这都是小修小补,改变不了大局。要改变,就要引进一套完全不同的工作方式。

第四章:注意力资本原则 #

知识工作 (Knowledge work) 由两部分构成:工作执行 (work execution) 和工作流程 (workflow)。知识工作者要有「自主性」,但这个自主性只是对于「执行」而言的。工作流程依然要要由公司、组织来制定。

一个让知识工作者高效的工作流程有两个特点:1. 一项任务完成前可以不受到任何干扰;2. 不让职员感到他们必须及时查看/回复消息。

诸如此类的工作流程肯定会带来诸多「不便」,比如你很难得到别人及时的回复。但是,「不便」并不等于「低效」。正因为大多数人只重视眼前的「方便」,所以才不肯大胆改革工作流程。

如何改革?

第一步,让员工知道工作流程和工作执行是两码事。另外,工作流程有很多种,利用邮件工作只是其中(并不怎么高效)的一种。 第二步是通过讨论达成共识,让员工自己知道工作流程的改革是必须的。第三步是让员工有权力对新工作流程提出改进意见。

当你个人要做出改变,不想经常查看邮件,怎么跟别人说?没必要大张旗鼓地让别人知道。你要做的是,就算你不经常查看邮件,该你办的事情要高质量完成。不要让别人觉得你只关注自己的工作效率(而不经常看邮件)。要让别人看到,尽管你不怎么看邮件,但你并没有拖他们的后腿。

还是那句话,你不需要让别人知道你的工作流程,你只需要把你该做的事做好。

第五章:流程原则 #

对一个公司来说,提高盈利靠的是优化工作流程,而不是让员工干活更快。

以卡片 (card) 为核心的流程不仅适用于公司,也适用于个人工作。

要做什么事,提前把你的安排放在你的日程表上,比如,几点几分,在哪儿,要完成什么任务。这样你就不需要把精力和注意力浪费在临时做决策上。

第六章:议定原则 #

可以考虑雇人帮你沟通、商定你和别人见面的时间。

公司可以考虑让员工采用「办公时间」(office hour),比如每周一两次,每次一两个小时。任何人只有在这些时间段内可以打扰这名员工,别的时间不行。

让你的邮箱看起来和你本人没有关系。比如我的网站是 hongtaoh.com,如果我的邮箱是 me@hongtaoh.com, 那么发邮件的人如果不及时得到回复,就会生气。但是如果改成 assistants@hongtaoh.com 呢?对方会觉得检查这个邮件的不是一个具体的人,那如果不收到回复,他就不会生气。

邮件不适合用来商议大事情。给自己下一个规定,回每一封邮件,最多回 5 句话。任何五句话说不清楚的邮件,请选择别的方式来沟通。具体可以看 http://five.sentenc.es

教授辅导很多学生,与其安排每周与每个学生的单独见面,不如采用 agile 工作法:每天早上(如果很忙,不一定非要每天,可以每周的一、三、五),工作开始前的 15 分钟,每个人轮流回答三个问题:上次碰面到现在你做了什么;你碰到什么难题吗;从现在到下次碰面你打算干什么?如果有学生碰到了困难,那再单独预约碰面时间,一起解决困难。需要注意的是,每次会议时间不能超过 15 分钟,如果超过,效率会变低,大家也会不耐烦。

第七章:专业分工原则 #

随着机器的发展,比如计算机的普及,专业人才把更多的时间花在了没必要的科技细节上,比如收发邮件、设计幻灯片、和别人约见面时间、调整论文格式,等等。

专业分工原则:在知识工作领域,如果你把时间花在更少的事情上,并且提高专注的质量,那么你的工作效率会提升。

让两个员工共用一台电脑,不仅不会拉低效率,反而会让效率翻好几翻。为什么呢?第一,两个人讨论能激发一些新的想法。第二,两个人一起工作,互相有一种责任感,总不能别人在冥思苦想,你在那里刷手机。

如何实现 XP (extreme programming, 一家位于加州的软件开发公司) 所实践的工作法?其中一个策略花钱雇人去做过分消耗时间、但并非你专长的任务,比如安排会议、处理上千封邮件、批改作业,等等。

另一个策略是分清楚专业技术型员工和行政型员工。不要让专业人才去干任何行政工作。如果行政任务人手不够,多雇人,而不是把这些任务分给专业型员工。

告诉企业或者大学里的行政人员,他们的工作要尽各种可能减小对专业型员工的干扰。因为专业型员工才是给企业、大学创造价值的人。

结论 #

1900 年 到 2000 年,劳动力的生产率翻了 50 翻。21 世纪以来,知识工作者的效率反而没有多大提升。知识工作者的生产力还远没有开发尽。

现在的工作方式要求人们时时在线 (constant connectivity),这并非最好的方式,我们可以继续改进它。

最后一次修改于 2021-10-24